Trong lĩnh vực bất động sản và quản lý vận hành tòa nhà, việc duy trì sự minh bạch và chính xác trong tài chính là điều quan trọng. Chính vì thế, Kế toán tòa nhà là bộ phận cốt lõi trong cả quy trình quản lý của mỗi đơn vị quản lý tòa nhà. Bài viết sau S-TECH sẽ cùng các bạn tìm hiểu rõ hơn về khái niệm kế toán tòa nhà và tầm quan trọng của bộ phận kế toán tòa nhà nhé!
Kế Toán tòa nhà là gì?
Kế toán là quy trình thu thập, ghi chép và phân tích thông tin tài chính của các doanh nghiệp hay một tổ chức doanh nghiệp. Trong ngữ cảnh của quản lý tòa nhà, bộ phận kế toán tòa nhà chịu trách nhiệm xác định, ghi nhận và báo cáo về các giao dịch tài chính liên quan đến các hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà.
Công việc kế toán tòa nhà không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết về nghiệp vụ nói chung mà còn cần tìm hiểu các thông tin quy định, pháp lý của ngành bất động sản và sử dụng nhà chung cư.
Công Việc của bộ phận kế toán tòa nhà
Công việc của bộ phận kế toán tòa nhà không chỉ dừng lại ở việc ghi chép các giao dịch, mà còn bao gồm việc thực hiện các bước hạch toán, tính toán công nợ, quản lý ngân sách và thực hiện báo cáo tài chính. Các nhân viên kế toán tại tòa nhà phải làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác như quản lý tài sản, quản lý dự án và quản lý vận hành để đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi nhận chính xác và kịp thời.
Hạch toán và ghi nhận giao dịch
Kế toán xử lý các giao dịch tài chính hàng ngày, bao gồm các hóa đơn phát sinh, các khoản phí dịch vụ, chi phí vận hành và bảo trì, chi phí quản lý, và các giao dịch khác liên quan đến tài sản và ngân sách tòa nhà.
Tính toán và quản lý công nợ
Kế toán tòa nhà phải theo dõi và quản lý công nợ từ cư dân và các khách hàng đang thuê dịch vụ trong tòa nhà. Bao gồm việc ghi nhận các khoản thu và chi, theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán, và thực hiện các biện pháp thu nợ khi cần thiết.
Báo cáo tài chính
Thường vào hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý, tùy theo kế hoạch hoạt động của các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà mà sẽ chuẩn bị các báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo tình hình tài chính, và báo cáo về dòng tiền. Các báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng về hiệu suất tài chính và hoạt động của tòa nhà.
Quản lý hệ thống kế toán
Thực hiện các hoạt động liên quan đến quản lý hệ thống kế toán của tòa nhà, bao gồm việc thiết lập và duy trì hệ thống tài khoản, bảo trì hệ thống phần mềm kế toán, và đảm bảo tính đúng đắn và toàn vẹn của dữ liệu.
Và một số công việc khác theo phân công nhiệm vụ từ trưởng ban quản lý tòa nhà.
Công việc của bộ phận kế toán tòa nhà đặc biệt đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ, đặc biệt khi phải xử lý một lượng lớn thông tin tài chính và thực hiện các quy trình hạch toán phức tạp.
Tầm Quan Trọng của bộ phận kế toán tòa nhà
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi nhận đúng cách, mọi khoản chi phí được quản lý hiệu quả và các báo cáo tài chính được chuẩn bị kịp thời và chính xác.
Chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án quản lý tòa nhà nào. Ngoài ra, bộ phận kế toán tòa nhà chung cư cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược tài chính và quản lý ngân sách cho tòa nhà. Các quyết định về đầu tư, chi tiêu và tài chính phụ thuộc vào thông tin và báo cáo từ bộ phận kế toán rất nhiều.
Hiện nay, để giảm tải lượng lớn công việc cho bộ phận kế toán, nhiều chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà đã ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện để quản lý và vận hành, quản lý thu chi, gửi thông báo phí dịch vụ, hóa đơn đến cư dân.
Ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà Building Care để tính toán công nợ tự động
Để giải quyết những thách thức và nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán tòa nhà, việc ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà như Building Care trở nên cực kỳ cần thiết. Phần mềm này cung cấp các công cụ và tính năng thông minh giúp tự động hóa nhiều nhiệm vụ kế toán, từ việc hạch toán, tính toán công nợ đến việc chuẩn bị báo cáo tài chính.
Với Building Care, bộ phận kế toán có thể tự động hóa quy trình hạch toán các giao dịch tài chính, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Hệ thống sẽ tự động lập các bảng kê chi phí, báo cáo công nợ và tự động gửi thông báo cho các đối tác liên quan về các khoản thanh toán, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và tăng cường độ chính xác của dữ liệu.
Ngoài ra, Building Care còn cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp bộ phận kế toán hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của tòa nhà. Các báo cáo tự động và biểu đồ phân tích dữ liệu giúp dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính, Ban quản lý có thể dựa vào đây để đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp cho các tháng hoạt động tiếp theo.
Việc ứng dụng phần mềm vận hành chung cư Building Care cũng mang lại sự linh hoạt và tích hợp cho bộ phận kế toán. Phần mềm này có thể tích hợp với các hệ thống khác, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán.
Tham khảo:>> 7 cách nâng cao quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả 2024
Tính năng kế toán tòa nhà với các luồng tính năng con, kết hợp cùng hơn 20+ tính năng khác trong ứng dụng quản lý tòa nhà Building Care trên cả bản web và App đã mang đến trải nghiệm thực tế tối ưu, tiện lợi cho kế toán tòa nhà nói riêng và các bộ phận khác trong ban quản lý tòa nhà nói chung. Hãy đăng ký DEMO ngay với chúng tôi để được dùng thử miễn phí.
Nguồn: buildingcare.biz
