Hiện nay, quản lý vận hành tòa nhà là lĩnh vực đang đươc quan tâm tại các thành phố lớn khi ngày càng xuất hiện nhiều các tòa nhà, khu chung cư,…Công việc quản lý tòa nhà là một quy trình gồm nhiều hạng mục công việc khác nhau cùng hoạt động giúp vận hành một tòa nhà ổn định, hiệu quả. Vậy quy trình quản lý tòa nhà là gì? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!
Quản lý tòa nhà là gì?
Quản vận hành lý tòa nhà là hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra suôn sẻ với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà; Ngoài ra, vận hành còn là việc phát triển giá trị bất động sản của tòa nhà đó trong tương lại.
Quy trình quản lý tòa nhà hiệu quả nhất hiện nay?
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm nhiều hạng mục công việc khác nhau như: quản lý cư dân, căn hộ, vấn đề an ninh, vệ sinh, kỹ thuật tòa nhà,… chính vì vậy, một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà cần chuẩn bị rõ các kế hoạch, quy trình chặt chẽ để quá trình vận hành tòa nhà diễn ra một cách an toàn, hiệu quả nhất
1. Tiến độ triển khai vận hành quản lý tòa nhà
Trước khi chính thức tiếp nhận quản lí vận hành một tòa nhà, đơn vị quản lý vận hành sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét các thủ tục hành chính, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà. Đồng thời,bộ máy quản lí và nhân sự cũng được thiết lập nhằm đảm bảo quá trình tiếp nhận và vận hành tòa nhà được diễn ra theo đúng kế hoạch.
2. Quy trình quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà
Vận hành hệ thống kỹ thuật liên quan tới công tác quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị trong tòa nhà, các hệ thống này bao gồm: hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống PCCC…
Kế hoạch triển khai chi tiết như sau:
- Kiểm tra khảo sát toàn bộ hệ thống thiết bị phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
- Đánh giá thực trạng hệ thống và tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.
- Đưa ra quy trình vận hành cụ thể (Bao gồm kế hoạch vận hành, bảo dưỡng và thay thế), đảm bảo tối đa sự an toàn.
- Đề xuất các phương án giải quyết sự cố phát sinh.
3. Quy trình triển khai an ninh tòa nhà
Khi triển khai công tác an ninh, Đơn vị quản lý sẽ triển khai các hạng mục; hệ thống camera an ninh, trông giữ phương tiện, giám sát an ninh trong và ngoài tòa nhà. Các bước tiến hành như sau:
- Lên kế hoạch và khảo sát chi tiết toàn bộ tòa nhà, khảo sát an ninh khu vực, nghiên cứu, lên kế hoạch giám sát toàn bộ lối ra vào tòa nhà.
- Đánh giá thực trạng tình hình an ninh.
- Đề xuất phương án bố trí nhân viên.
- Lên kế hoạch triển khai công việc từng chốt.
- Xây dựng phương án dự phòng phối kết hợp của nhiều tổ an ninh phòng khi có sự cố.
4. Quy trình triển khai vệ sinh tòa nhà
Vệ sinh tòa nhà có thể được tiến hành bằng vệ sinh duy trì hàng ngày, hoặc có thể tiến hành công tác vệ sinh định kỳ. Quy trình chung trước khi triển khai dịch vụ như sau:
- Khảo sát thực tế toàn bộ diện tích bề mặt và các hạng mục của tòa nhà.
- Đánh giá thực tế công tác vệ sinh và lên kế hoạch vệ sinh cụ thể từng hạng mục.
- Triển khai công tác vệ sinh từng hạng mục.
- Xây dựng phương án hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.
5. Quy trình triển khai quản lý tài chính
Quản lý tài chính là công tác vô cùng quan trọng, nó giúp cho các hoạt động tài chính trong tòa nhà được diễn ra minh bạch, hợp lý và công khai nhất. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính cụ thể như sau:
- Xây dựng và triển khai quy trình thu tài chính.
- Xây dựng và triển khai quy trình chi quỹ tiền mặt.
- Xây dựng quy trình báo cáo kế hoạch thu chi thường kỳ và định kỳ.
- Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.
6. Quy trình triển khai quản lý hành chính
- Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
- Xây dựng quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng.
- Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.
- Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.
7. Quy trình quản lý khách hàng
- Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý, thêm khách hàng mới và loại bỏ những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ.
- Tiếp nhận ý kiến đóng góp, giải quyết các thắc mắc của khách hàng.
- Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà.
- Lên kế hoạch phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo công tác an ninh tòa nhà
8. Quy trình triển khai công tác nhân sự
- Xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho tổ chức.
- Xây dựng chế độ quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự.
- Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.
9. Quy trình triển khai quản lý danh sách nhà thầu
- Tiếp nhận ý kiến chung của toàn thể mọi người về kế hoạch phát triển nhà thầu.
- Lên kế hoạch mời thầu chi tiết.
- Lên kế hoạch quản lý các nhà thầu.
- Lên kế hoạch thu phí nhà thầu.
Trong thời đại phát triển của công nghệ 4.0, hầu hết các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà đang dần áp dụng công nghệ, dần tiến hành chuyển đổi số để phù hợp và tối ưu công tác quản lý hiện nay bằng cách đưa các phần mềm quản lý chung cư giúp tối giản hệ thống nhân sự, lại tăng hiệu quả khi triển khai phần mềm.
S-TECH là một trong số các đơn vị đi đầu trong giải pháp chuyển đổi số cho các doanh nghiệp, cung cấp các giải pháp phần mềm tốt nhất hiện nay. Liên hệ ngay HOTLINE: 0948 36 9191 để nhận được tư vấn tốt nhất về các dịch vụ chúng tôi.
Nguồn: https://s-tech.info
