Trong bối cảnh kinh tế khó khăn và áp lực tài chính ngày càng gia tăng, việc tối ưu hóa chi phí quản lý vận hành tòa nhà trở thành một thách thức cũng như mục tiêu quan trọng mà các đơn vị quản lý cần họp bàn và lên phương án tối ưu.
Chi Phí Quản Lý Tòa Nhà Là Gì?
Chi phí quản lý tòa nhà bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc duy trì, vận hành và quản lý toàn bộ tòa nhà. Bao gồm chi phí cho nhân viên vận hành, bảo trì cơ sở vật chất, tiện ích, bảo hiểm và các chi phí phát sinh khác. Đây cũng là khoản phí để duy trì tất cả các hoạt động vận hành tòa nhà kể trên.
Theo như quy định chi tiết tại Điều 31 Thông tư số 02/2016/TT-BXD thì những khoản phí vận hành nhà chung cư bao gồm:
- Phí dịch vụ an ninh bảo vệ.
- Phí dịch vụ dọn dẹp vệ sinh khu vực chung cư như hành lang, thang máy, đường nội bộ, …
- Phí nước dùng để tưới cây ở khuôn viên chung cư.
- Chi phí điện dành cho khu vực sử dụng chung của tòa nhà.
- Chi phí sửa chữa một số thiết bị trong khu vực chung.
- Phí chi trả cho các khoản phí quản lý tòa chung cư do bộ phận quản lý thực hiện.
Tối Ưu Chi Phí Mang Đến Những Lợi Ích Gì?
Trong ngành bất động sản và quản lý tòa nhà, việc tối ưu chi phí không chỉ là một mục tiêu mà còn là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động và tăng cường cạnh tranh. Tối ưu chi phí không chỉ đơn thuần là việc cắt giảm chi phí, mà còn liên quan đến việc phân bố nguồn phí hợp lý, tránh lãng phí, hay biết cách sử dụng nguồn lực tài chính thông minh để vừa tối ưu vừa tăng hiệu quả quản lý và vận hành tòa nhà.
Bằng cách giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa các quy trình, các đơn vị quản lý có thể tiết kiệm được một lượng lớn chi phí, từ chi phí vận hành hàng tháng đến chi phí bảo trì và sửa chữa. Điều này sẽ làm giảm bớt gánh nặng tài chính, khi ngân sách tòa nhà không có nhiều.
Việc tối ưu chi phí cũng mang lại hiệu suất làm việc cao hơn. Bằng cách sử dụng các công nghệ và công cụ quản lý hiện đại. Đơn cử như việc ứng dụng sản phẩm công nghệ quản lý tòa nhà các công ty quản lý vận hành tòa nhà có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho các nhiệm vụ hằng ngày. Giúp tăng cường năng suất lao động và giảm bớt áp lực công việc đối với nhân viên, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thăng tiến trong công việc.
Ngoài ra, khi tối ưu chi phí còn giúp ban quản lý tòa nhà tạo được sự hài lòng của cư dân và cải thiện chất lượng tại tòa nhà. Bằng cách cải thiện dịch vụ và tạo ra nhiều trải nghiệm tiện ích cho cư dân mà không cần tăng chi phí.
Một số phương pháp tối ưu chi phí quản lý tòa nhà hiệu quả
Phân tích các khoản chi phí hiện tại
Bộ phận ban quản lý rất cần 1-2 buổi họp để phân tích, thảo luận và vạch ra các khoản chi phí của hiện tại và thảo luận xem đâu là chi phí không thể tối giản, đâu là chi phí có thể tối giản và đâu là chi phí đang bị “chi quá tay”. Từ đó, điều chỉnh và lên phương án chốt kế hoạch phân bổ chi phí hợp lý để tránh lãng phí.
Tối ưu hóa quy trình làm việc
Các quy trình làm việc hiệu quả và tối ưu là chìa khóa để giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất. Các đơn vị quản lý có thể xem xét việc tự động hóa các quy trình, sử dụng phần mềm quản lý vận hành tòa nhà toàn diện để giảm bớt cách làm việc thủ công và tối ưu hóa thời gian làm việc.
Chọn lựa nhà cung cấp, đối tác cung cấp dịch vụ
Việc chọn lựa các nhà cung cấp và đối tác có uy tín và giá cả hợp lý là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí. Bằng cách thực hiện đánh giá kỹ lưỡng và đàm phán hợp đồng tốt, các đơn vị quản lý có thể đảm bảo rằng họ nhận được giá trị tốt nhất cho mỗi khoản chi phí.
Ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà
Sử dụng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý tòa nhà có thể giúp tối ưu hóa chi phí một cách đáng kể. Công nghệ có thể giúp tự động hóa các quy trình, tính toán công nợ nhanh chóng, giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, việc theo dõi các khoản thu – chi trong ngày/ tháng/ quý/ năm, ban quản lý dễ dàng hoạch định, phân bổ và nhìn ra các nghiệp vụ nào đang trong tình trạng bội chi ngân sách, từ đó có phương án điều chỉnh tối ưu lại.
Building Care – Giải pháp quản lý tòa nhà tối ưu chi phí toàn diện
Phần mềm quản lý tòa nhà Building Care là một giải pháp toàn diện giúp các đơn vị quản lý tối ưu hóa chi phí quản lý vận hành tòa nhà một cách hiệu quả. Bằng cách tự động hóa các quy trình quản lý, lập lịch bảo trì, cập nhật chỉ số điện-nước, tính toán công nợ và tự động gửi hóa đơn/phí dịch vụ hàng tháng đến cư dân. Nhờ đó, Building Care giúp giảm bớt công sức và thời gian mà nhân viên phải bỏ ra cho công việc hành chính, vừa nâng cao hiệu suất làm việc vừa đảm bảo độ chính xác các dữ liệu tại tòa nhà.
Với sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý tòa nhà Building Care, việc tối ưu hóa chi phí trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đặc biệt từ ngày 15/03/2024 – 15/05/2024, S-TECH đang triển khai ƯU ĐÃI “Chuyển đổi số tòa nhà toàn diện” sử dụng trọn bộ tính năng quản lý vận hành tòa nhà Building Care chỉ với 15 triệu đồng/ dự án/ năm. Dành đến các công ty quản lý vận hành tòa nhà.
Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để biết thêm thông tin chi tiết và bắt đầu tối ưu hóa chi phí cũng như xây dựng lộ trình chuyển đổi số toàn diện cho tòa nhà bạn đang quản lý.
Nguồn: buildingcare.biz
