Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng toàn quốc từ 01/7/2026 khi nền tảng quốc gia chính thức vận hành. Doanh nghiệp cần hiểu đúng để triển khai hiệu quả.
Quy định về hợp đồng lao động điện tử
Căn cứ theo khoản 1 điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Quy tắc chung trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được quy định cụ thể tại Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP như sau:
– Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337.
– Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
– Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
Như vậy, có thể thấy pháp luật thừa nhận song song cả hai hình thức hợp đồng lao động bằng văn bản và hợp đồng lao động điện tử và đang khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử để thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Từ 01/07/2026, hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nghị định này chính thức có hiệu lực thi hành từ 01/01/2026 và chậm nhất đến ngày 01/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức.
Từ ngày 01/7/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Như vậy, từ ngày 01/07/2026 là thời điểm triển khai đầy đủ cơ chế hợp đồng lao động điện tử và không phải là thời điểm bắt buộc mọi quan hệ lao động phải sử dụng hình thức hợp đồng lao động điện tử.
Căn cứ theo Điều 29 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về điều khoản chuyển tiếp như sau:
– Hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước ngày 01/01/2026 và đến thời điểm này vẫn còn hiệu lực thì được tiếp tục thực hiện cho đến khi hết hạn;
– Nếu hợp đồng lao động điện tử đã xác lập trước 01/01/2026 nhưng chưa thực hiện xong thì tiếp tục thực hiện theo pháp luật tại thời điểm giao kết, trừ khi các bên có thỏa thuận áp dụng theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP;
– Không có quy định buộc phải ký lại hoặc chuyển đổi các hợp đồng lao động đã giao kết trước đó sang hình thức điện tử.
Tóm lại, trong nghị định 337/2025/NĐ-CP không bắt buộc từ ngày 01/07/2026 người sử dụng lao động và người lao động phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Thời điểm 01/07/2026 là thời điểm bắt đầu áp dụng thống nhất cơ chế quản lý, vận hành và tiêu chuẩn pháp lý đối với hợp đồng lao động điện tử nếu các bên lựa chọn hình thức giao kết hợp đồng lao động điện tử.
Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn được pháp luật thừa nhận. Việc sử dụng hợp động lao động điện tử mang tính chất khuyến khích, phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động.
Nâng cao hiệu quả quản lý, bảo đảm tính minh bạch và giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã đặt ra các quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu lực pháp lý và khả năng quản lý đối với hợp đồng lao động điện tử trong hệ thống quốc gia. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn tất việc ký số, đồng thời được gắn dấu thời gian và thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu bởi nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Bên cạnh đó, Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử trong việc gửi dữ liệu hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong thời hạn nhất định kể từ thời điểm hợp đồng được ký kết. Việc gắn mã định danh (ID) cho từng hợp đồng trên hệ thống này được xem là căn cứ để xác định sự tồn tại và hiệu lực pháp lý của hợp đồng trong phạm vi quản lý nhà nước.
Đối với việc chuyển đổi giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử, Nghị định yêu cầu phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và hợp pháp của nội dung được chuyển đổi. Sau khi thực hiện chuyển đổi, hợp đồng điện tử nếu được ký số hợp lệ và gắn mã định danh theo quy định sẽ có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc.
Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử trong thực tiễn được kỳ vọng mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý. Cụ thể, việc số hóa hợp đồng giúp giảm chi phí lưu trữ, tăng khả năng tra cứu và kiểm soát thông tin, đồng thời hạn chế rủi ro tranh chấp nhờ dữ liệu được ghi nhận một cách minh bạch và có thể kiểm chứng. Đồng thời, hệ thống này cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong các lĩnh vực liên quan như lao động, bảo hiểm và tiền lương.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc ban hành và triển khai các quy định về hợp đồng lao động điện tử được xem là một bước tiến quan trọng nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý, thúc đẩy hiện đại hóa công tác quản lý lao động và từng bước xây dựng hệ thống dữ liệu lao động thống nhất, đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.
