Trong quá trình vận hành, ban quản lý tòa nhà thường gặp nhiều khó khăn khi quản lý thủ công, đặc biệt là ở những tòa nhà có quy mô lớn hoặc mật độ cư dân cao. Việc ghi chép bằng sổ sách, file Excel, thông báo qua bảng tin… không chỉ làm chậm tiến độ xử lý công việc mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót, thiếu minh bạch và giảm trải nghiệm cư dân. Những hạn chế này cho thấy đã đến lúc cần chuyển đổi sang phương thức quản lý hiện đại, tối ưu hơn.
Những khó khăn của ban quản lý tòa nhà khi vận hành tòa nhà thủ công
Thiếu sự đồng bộ và cập nhật dữ liệu
-
Dữ liệu thường được ghi chép rời rạc bằng sổ sách, file Excel, email,… gây khó khăn trong việc tổng hợp, tra cứu và cập nhật.
-
Việc thông báo giữa các bộ phận dễ bị chậm trễ, sai sót hoặc thất lạc.
Xử lý sự cố chậm và thiếu kiểm soát
-
Khi cư dân báo sự cố (rò rỉ, hỏng hóc…), việc tiếp nhận và phân công xử lý chủ yếu qua điện thoại hoặc phiếu giấy → dễ bị bỏ sót, không có quy trình theo dõi tiến độ.
-
Không có hệ thống lưu trữ để đánh giá hiệu quả hoặc lịch sử bảo trì thiết bị.
Khó kiểm soát công việc nhân sự và đơn vị dịch vụ
-
Việc phân công công việc cho nhân viên bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật… thường không có quy trình rõ ràng hoặc không có hệ thống nhắc nhở.
-
Khó đánh giá hiệu quả công việc hoặc kiểm tra sự tuân thủ quy trình vận hành.
Quản lý tài chính và phí dịch vụ thiếu minh bạch
-
Việc ghi chép, xuất hóa đơn, nhắc nhở công nợ cư dân chủ yếu thủ công → dễ sai sót, mất uy tín.
-
Cư dân khó tra cứu hoặc kiểm chứng số liệu nếu không có hệ thống điện tử minh bạch.
Khó khăn trong giao tiếp với cư dân
-
Thông báo thường được dán tại bảng tin hoặc phát tờ rơi, gây chậm trễ, không bao phủ hết cư dân.
-
Không có kênh phản hồi hoặc thu thập ý kiến thuận tiện từ cư dân.
Báo cáo vận hành thủ công, thiếu tính phân tích
-
Các báo cáo (về thu chi, bảo trì, phản ánh cư dân…) thường mất nhiều thời gian tổng hợp và không có dữ liệu phân tích theo thời gian thực.
-
Ban quản lý và chủ đầu tư khó nắm được toàn cảnh hoạt động tòa nhà để ra quyết định kịp thời.
Tăng rủi ro pháp lý và sai sót vận hành
-
Quản lý thủ công dễ dẫn đến thất thoát tài sản, vi phạm quy trình, hoặc không đủ bằng chứng trong các tranh chấp với cư dân, nhà thầu.
Building Care giải pháp tối ưu hiệu suất vận hành một cách hiệu quả
Building Care là nền tảng công nghệ tiên phong trong chuyển đổi số ngành quản lý tòa nhà tại Việt Nam, cung cấp giải pháp ALL IN ONE – tích hợp toàn bộ nghiệp vụ quản lý, vận hành, tài chính và tương tác trên một hệ thống duy nhất. Sản phẩm được phát triển chuyên sâu dành cho các mô hình: chung cư, tòa nhà văn phòng, khu đô thị,…
Tham khảo: Phần mềm quản lý tòa nhà Building Care thắng giải Sao Khuê 2025
