Thị trường bất động sản ngày càng phát triển kéo theo nhu cầu mua bán, chuyển nhượng, cho thuê và quản lý thông tin bất động sản ngày càng lớn. Trong bối cảnh đó, sàn giao dịch bất động sản đóng vai trò kết nối giữa người mua, người bán và các chủ thể tham gia thị trường, đồng thời hỗ trợ quá trình giao dịch diễn ra thuận tiện và minh bạch hơn.
Vậy sàn giao dịch bất động sản là gì?, hoạt động như thế nào và cần đáp ứng những điều kiện nào? Đối với doanh nghiệp đang vận hành sàn, quản lý sàn giao dịch bất động sản cần tập trung vào những công việc nào? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết.
1. Sàn giao dịch bất động sản là gì?
Khái niệm sàn giao dịch bất động sản
Hiểu một cách đơn giản, sàn giao dịch bất động sản là nơi tổ chức và hỗ trợ các hoạt động giao dịch bất động sản, giúp kết nối những người có nhu cầu mua, bán, chuyển nhượng, cho thuê hoặc thuê mua bất động sản.
Theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023, kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản là một loại hình kinh doanh dịch vụ bất động sản. Luật này đã được Quốc hội ban hành ngày 28/11/2023 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2025.
Sàn không đơn thuần là một địa điểm đăng tin. Một sàn được tổ chức bài bản còn có thể thực hiện các công việc như tiếp nhận thông tin bất động sản, hỗ trợ kết nối các bên, cung cấp thông tin, hỗ trợ quá trình giao dịch và thực hiện các dịch vụ khác theo phạm vi hoạt động.
Sàn giao dịch bất động sản hoạt động như thế nào?
Một quy trình cơ bản thường bắt đầu từ việc tiếp nhận thông tin bất động sản từ chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc bên có quyền đưa bất động sản vào giao dịch.
Sau đó, sàn tiến hành thu thập và quản lý thông tin, tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, kết nối các bên và hỗ trợ quá trình giao dịch.
Tùy mô hình, sàn có thể quản lý một lượng lớn sản phẩm từ nhiều dự án khác nhau. Khi đó, việc quản lý dữ liệu, khách hàng, nhân viên kinh doanh và trạng thái giao dịch trở thành yếu tố quan trọng để hạn chế sai sót.
Sàn giao dịch khác gì với môi giới bất động sản?
Sàn giao dịch và môi giới bất động sản có liên quan nhưng không phải là hai khái niệm hoàn toàn giống nhau.
Môi giới tập trung vào việc làm trung gian cho các bên trong mua bán, chuyển nhượng, cho thuê hoặc thuê mua bất động sản. Trong khi đó, sàn có thể là một tổ chức cung cấp dịch vụ với hệ thống vận hành, nhân sự, quy trình và dữ liệu được tổ chức tập trung.
Do đó, không nên đồng nhất một website đăng tin hoặc một cá nhân môi giới với một sàn giao dịch bất động sản theo nghĩa pháp lý.
2. Vai trò của sàn giao dịch bất động sản trong giao dịch nhà đất
Kết nối người mua và người bán
Một trong những vai trò quan trọng nhất của sàn là tạo ra môi trường kết nối giữa nguồn cung và nhu cầu.
Thay vì người mua phải tự tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sàn có thể tập hợp sản phẩm theo dự án, khu vực, loại hình, mức giá hoặc nhu cầu sử dụng.
Đối với chủ đầu tư và chủ sở hữu, sàn giúp tiếp cận nhóm khách hàng có nhu cầu và hỗ trợ quá trình tư vấn, giao dịch.
Hỗ trợ minh bạch thông tin
Thông tin bất động sản có thể bao gồm vị trí, diện tích, giá bán, loại hình, tình trạng giao dịch và các thông tin pháp lý liên quan.
Việc tập trung và quản lý dữ liệu giúp các bên dễ dàng tra cứu, cập nhật và kiểm soát thông tin hơn.
Tuy nhiên, người mua vẫn nên chủ động kiểm tra hồ sơ pháp lý và các thông tin quan trọng trước khi quyết định giao dịch. Thông tin được đăng tải trên sàn không nên được hiểu là thay thế hoàn toàn cho việc thẩm tra pháp lý của khách hàng.
Hỗ trợ quá trình giao dịch
Ngoài việc giới thiệu sản phẩm, sàn có thể hỗ trợ khách hàng trong các bước như tư vấn, kết nối, trao đổi thông tin, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi tiến độ giao dịch theo phạm vi dịch vụ.
Điều này đặc biệt hữu ích với các dự án có số lượng sản phẩm lớn và nhiều giao dịch diễn ra đồng thời.
3. Điều kiện để sàn giao dịch bất động sản được hoạt động
Hoạt động của sàn giao dịch bất động sản hiện được điều chỉnh bởi Luật Kinh doanh bất động sản 2023 và các văn bản hướng dẫn, trong đó có Nghị định 96/2024/NĐ-CP của Chính phủ. Nghị định này được ban hành ngày 24/07/2024 và có hiệu lực từ ngày 01/08/2024.
Điều kiện về tổ chức và hoạt động
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sàn giao dịch bất động sản phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật về kinh doanh dịch vụ bất động sản.
Sàn cũng cần có cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động và nhân sự phù hợp với phạm vi dịch vụ cung cấp.
Do đây là lĩnh vực chịu sự quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ các điều kiện pháp lý tại thời điểm thành lập và vận hành thay vì chỉ dựa trên những quy định cũ.
Điều kiện đối với người quản lý, điều hành
Người quản lý, điều hành sàn giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức hoạt động, kiểm soát quy trình và đảm bảo sàn vận hành theo đúng quy định.
Pháp luật hiện hành có quy định riêng về người quản lý, điều hành sàn và yêu cầu về kiến thức, chuyên môn liên quan đến hoạt động quản lý sàn giao dịch bất động sản.
Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng cả yếu tố pháp lý lẫn năng lực thực tế của người phụ trách.
Điều kiện về cơ sở vật chất và quy trình
Bên cạnh nhân sự, sàn cần có địa điểm và điều kiện hoạt động phù hợp.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng cho việc tiếp nhận bất động sản, quản lý thông tin, tiếp nhận khách hàng, xử lý giao dịch và lưu trữ hồ sơ.
Khi số lượng sản phẩm và khách hàng tăng lên, một quy trình thủ công sẽ khó đáp ứng yêu cầu quản lý nếu không có hệ thống hỗ trợ.
4. Quản lý sàn giao dịch bất động sản gồm những công việc gì?
Quản lý sàn giao dịch bất động sản không chỉ đơn giản là quản lý danh sách bất động sản. Một sàn chuyên nghiệp cần kiểm soát đồng thời sản phẩm, khách hàng, nhân viên, giao dịch, doanh thu và dữ liệu.
Quản lý thông tin và hồ sơ bất động sản
Mỗi bất động sản cần được quản lý với những thông tin cơ bản như:
- Tên dự án.
- Vị trí.
- Loại hình sản phẩm.
- Diện tích.
- Giá bán hoặc giá cho thuê.
- Tình trạng sản phẩm.
- Chính sách bán hàng.
- Thông tin pháp lý liên quan.
- Nhân viên phụ trách.
Quan trọng là dữ liệu phải được cập nhật liên tục.
Một sản phẩm đã bán nhưng vẫn hiển thị là “đang bán” có thể khiến nhân viên tư vấn sai cho khách hàng. Tương tự, giá hoặc chính sách thay đổi nhưng dữ liệu không được cập nhật cũng có thể gây ra sai lệch trong quá trình tư vấn.
Quản lý khách hàng và giao dịch
Khách hàng là một trong những nguồn dữ liệu quan trọng nhất của sàn.
Hệ thống quản lý cần theo dõi được:
- Thông tin khách hàng.
- Nhu cầu mua hoặc thuê.
- Sản phẩm quan tâm.
- Nhân viên đang phụ trách.
- Lịch sử tư vấn.
- Lịch hẹn.
- Trạng thái giao dịch.
- Kết quả chăm sóc.
Việc quản lý tập trung giúp hạn chế tình trạng nhiều nhân viên cùng chăm sóc một khách hàng hoặc bỏ sót khách hàng tiềm năng.
Tham khảo:>> Chăm Sóc Khách Hàng Bất Động Sản: Chìa Khóa Gia Tăng Doanh Số Bền Vững
Quản lý hoạt động của nhân viên môi giới
Với các sàn có đội ngũ kinh doanh lớn, việc quản lý nhân viên cũng cần được thực hiện có hệ thống.
Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng khách hàng được phân bổ, số cuộc gọi, lịch hẹn, số sản phẩm tư vấn và tình trạng giao dịch.
Nhờ đó, người quản lý có thể nhìn thấy toàn bộ hoạt động của đội ngũ thay vì chỉ dựa vào báo cáo thủ công.
Quản lý doanh thu và hoa hồng
Mỗi giao dịch thành công có thể liên quan đến nhiều khoản doanh thu, chi phí và hoa hồng.
Nếu quản lý bằng bảng tính riêng lẻ, việc đối soát giữa giao dịch, nhân viên và doanh thu có thể mất nhiều thời gian.
Một hệ thống tập trung giúp liên kết giao dịch với nhân viên phụ trách, chính sách hoa hồng và kết quả thanh toán.
Quản lý dữ liệu và báo cáo
Ban lãnh đạo cần có báo cáo để đánh giá tình hình kinh doanh.
Một số chỉ số thường được quan tâm gồm:
- Tổng số sản phẩm đang phân phối.
- Số sản phẩm đã giao dịch.
- Số khách hàng mới.
- Số khách hàng đang chăm sóc.
- Tỷ lệ chuyển đổi.
- Doanh thu.
- Hoa hồng.
- Hiệu suất nhân viên.
- Hiệu quả theo từng dự án.
Dữ liệu càng được cập nhật tập trung, việc lập báo cáo càng nhanh và hạn chế phụ thuộc vào các file Excel riêng lẻ.
5. Quy trình giao dịch thông qua sàn bất động sản
Tùy từng mô hình và loại giao dịch, quy trình thực tế có thể khác nhau. Tuy nhiên, có thể hình dung theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra thông tin bất động sản
Sàn tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc bên cung cấp sản phẩm và thực hiện các bước kiểm tra theo quy trình.
Bước 2: Đăng tải và giới thiệu bất động sản
Thông tin sản phẩm được cập nhật lên hệ thống của sàn và giới thiệu đến nhóm khách hàng phù hợp.
Bước 3: Kết nối các bên
Nhân viên tư vấn tiếp nhận nhu cầu, giới thiệu sản phẩm, giải đáp thông tin và hỗ trợ khách hàng trong quá trình tìm hiểu.
Bước 4: Đàm phán và ký kết
Các bên thống nhất các điều kiện giao dịch như giá, phương thức thanh toán và những nội dung liên quan trước khi ký kết theo quy định.
Bước 5: Hoàn tất và lưu trữ giao dịch
Sau khi giao dịch hoàn tất, sàn cập nhật trạng thái sản phẩm, lưu trữ thông tin và thực hiện các công việc liên quan theo hợp đồng và quy trình nội bộ.
6. Lợi ích và những hạn chế khi giao dịch qua sàn bất động sản
Lợi ích
Giao dịch qua sàn có thể giúp người mua và người bán:
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
- Tiếp cận nguồn sản phẩm tập trung.
- Có nhân viên hỗ trợ tư vấn.
- Dễ dàng theo dõi quá trình giao dịch.
- Có thêm kênh tham khảo thông tin bất động sản.
Đối với doanh nghiệp, sàn còn giúp tập trung hoạt động bán hàng và quản lý khách hàng trên cùng một hệ thống.
Những vấn đề cần lưu ý
Dù giao dịch thông qua sàn, người mua vẫn cần chủ động kiểm tra các thông tin quan trọng.
Đặc biệt, cần xác minh chủ thể có quyền giao dịch, tình trạng pháp lý, thông tin quy hoạch nếu cần, giá bán, điều khoản hợp đồng và các khoản phí liên quan.
Không nên chỉ dựa vào nội dung quảng cáo hoặc thông tin tư vấn để đưa ra quyết định đối với một giao dịch có giá trị lớn.
7. Phân biệt sàn giao dịch bất động sản và môi giới bất động sản
| Tiêu chí | Sàn giao dịch bất động sản | Môi giới bất động sản |
|---|---|---|
| Bản chất | Tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch theo mô hình sàn | Hoạt động trung gian hỗ trợ các bên |
| Phạm vi | Có thể quản lý nhiều sản phẩm và nhiều giao dịch | Thường tập trung vào hoạt động môi giới |
| Nhân sự | Có cơ cấu và người quản lý theo mô hình hoạt động | Có thể là cá nhân hoặc nhân sự thuộc doanh nghiệp |
| Dữ liệu | Có thể quản lý tập trung | Thường gắn với khách hàng và giao dịch được phụ trách |
| Quy trình | Có hệ thống vận hành riêng | Phụ thuộc mô hình của cá nhân/doanh nghiệp |
Hai khái niệm có thể cùng xuất hiện trong một doanh nghiệp nhưng không nên sử dụng thay thế cho nhau.
8. Làm thế nào để lựa chọn sàn giao dịch bất động sản uy tín?
Kiểm tra thông tin pháp lý
Trước khi giao dịch, khách hàng nên tìm hiểu thông tin của doanh nghiệp/sàn, địa chỉ hoạt động và các thông tin liên quan được công khai.
Kiểm tra thông tin bất động sản
Không nên bỏ qua việc kiểm tra hồ sơ pháp lý, quyền giao dịch, thông tin dự án và tình trạng thực tế của bất động sản.
Đối với giao dịch có giá trị lớn, nên yêu cầu cung cấp và kiểm tra đầy đủ hồ sơ trước khi ký kết hoặc thanh toán.
Làm rõ phí và điều khoản dịch vụ
Khách hàng nên hỏi rõ:
- Mức phí dịch vụ.
- Bên chịu phí.
- Thời điểm phát sinh phí.
- Điều kiện thanh toán.
- Trách nhiệm của các bên.
- Điều kiện hoàn hoặc xử lý tiền trong trường hợp giao dịch không thành công.
Những nội dung này nên được thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc thỏa thuận có liên quan.
9.Ứng dụng công nghệ trong quản lý sàn giao dịch bất động sản
Khi quy mô kinh doanh tăng, quản lý bằng Excel, giấy tờ hoặc nhiều phần mềm riêng lẻ có thể khiến dữ liệu bị phân tán.
Một hệ thống quản lý tập trung có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình từ sản phẩm đến khách hàng và giao dịch.
Quản lý bất động sản tập trung
Doanh nghiệp có thể xây dựng kho dữ liệu tập trung cho từng dự án, từng sản phẩm và từng trạng thái giao dịch.
Nhân viên có thể nhanh chóng biết sản phẩm nào còn hàng, sản phẩm nào đang giữ chỗ, đã đặt cọc hoặc đã giao dịch.
Quản lý khách hàng và nhân viên
Thông tin khách hàng được liên kết với nhân viên phụ trách, sản phẩm quan tâm và lịch sử chăm sóc.
Điều này giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát hoạt động bán hàng và hạn chế tình trạng thất thoát dữ liệu khách hàng.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
Thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều file, hệ thống có thể cung cấp báo cáo theo dự án, nhân viên, sản phẩm hoặc khoảng thời gian.
Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu tốt hơn để đánh giá hoạt động kinh doanh và điều chỉnh kế hoạch bán hàng.
Tham khảo:>> Phần mềm quản lý bán hàng Bất động sản Real ERP
10. FAQ – Câu hỏi thường gặp về sàn giao dịch bất động sản
Sàn giao dịch bất động sản là gì?
Sàn giao dịch bất động sản là tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan đến giao dịch bất động sản theo quy định pháp luật, giúp kết nối và hỗ trợ các bên trong quá trình mua bán, chuyển nhượng, cho thuê hoặc thuê mua bất động sản.
Sàn giao dịch bất động sản có phải là công ty môi giới không?
Không hoàn toàn. Môi giới là một hoạt động dịch vụ bất động sản, trong khi sàn giao dịch là mô hình tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch với cơ cấu và hoạt động theo quy định pháp luật.
Có bắt buộc phải mua nhà đất qua sàn giao dịch bất động sản không?
Không nên áp dụng một câu trả lời chung cho mọi trường hợp. Việc có bắt buộc giao dịch qua sàn hay không phụ thuộc vào loại bất động sản, chủ thể và quy định pháp luật áp dụng đối với từng giao dịch cụ thể.
Sàn giao dịch bất động sản có được thu phí không?
Sàn có thể cung cấp các dịch vụ có thu phí theo phạm vi hoạt động và thỏa thuận với khách hàng. Người tham gia giao dịch nên kiểm tra rõ mức phí, thời điểm thanh toán và các điều kiện liên quan trong hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ.
Làm thế nào để kiểm tra sàn giao dịch bất động sản có hợp pháp?
Có thể bắt đầu bằng việc kiểm tra thông tin doanh nghiệp, địa điểm hoạt động, người quản lý và các thông tin liên quan đến điều kiện kinh doanh dịch vụ bất động sản. Với giao dịch cụ thể, cần đồng thời kiểm tra tính pháp lý của chính bất động sản.
Quản lý sàn giao dịch bất động sản cần quản lý những dữ liệu nào?
Một hệ thống quản lý đầy đủ thường cần quản lý dữ liệu về bất động sản, dự án, khách hàng, nhân viên, lịch sử chăm sóc, giao dịch, hợp đồng, doanh thu, hoa hồng và báo cáo.
11. Kết luận
Sàn giao dịch bất động sản không chỉ là nơi kết nối người mua và người bán mà còn có thể trở thành một hệ thống tổ chức, quản lý và hỗ trợ giao dịch bất động sản một cách chuyên nghiệp.
Trong bối cảnh thị trường ngày càng có nhiều dự án, sản phẩm và khách hàng, bài toán quản lý sàn giao dịch bất động sản cũng trở nên phức tạp hơn. Doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời nguồn hàng, thông tin sản phẩm, khách hàng, nhân viên, giao dịch, doanh thu và hồ sơ.
Đặc biệt, khi số lượng giao dịch tăng lên, việc tập trung dữ liệu trên một hệ thống quản lý thay vì phụ thuộc vào nhiều file Excel riêng lẻ có thể giúp doanh nghiệp giảm sai sót, dễ dàng theo dõi tiến độ và có báo cáo nhanh hơn.
Với người mua, việc lựa chọn sàn chỉ là một bước trong quá trình giao dịch. Người mua vẫn cần chủ động kiểm tra thông tin, hồ sơ pháp lý và các điều khoản trước khi đưa ra quyết định.
Lưu ý: Các quy định về kinh doanh dịch vụ bất động sản có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Khi thực hiện một giao dịch hoặc thành lập, vận hành sàn, doanh nghiệp nên đối chiếu với văn bản pháp luật hiện hành và hồ sơ thực tế.
Nguồn: s-tech.info
