Xây dựng quy trình quản lý tòa nhà hiệu quả 4 Lưu ý phải "Nằm lòng"

Hiện nay, quy mô các tòa nhà chung cư ngày lớn và được xây dựng ngày càng hiện đại, đòi hỏi công tác quản lý phải đảm bảo chất lượng dịch vụ của tòa nhà. Chính vì vậy, việc xây dựng quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp luôn được các chủ đầu tư, ban quản lý hay các đơn vị quản lý tòa nhà ưu tiên thực hiện.

Quản lý tòa nhà là hoạt động quản lý nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra an toàn và đạt chất lượng tốt nhất. Các hoạt động trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm:

Quản lý khách hàng của toà nhà:

- Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý: tiếp nhận, bổ sung khách hàng mới, loại bỏ khách hàng cũ (không còn ở chung cư nữa) khỏi danh sách quản lý.
- Tiếp nhận ý kiến đóng góp và giải quyết thắc mắc của khách hàng.
- Đón tiếp và hướng dẫn khi khách hàng ghé đến tòa nhà.

Quản lý an ninh tòa nhà:

- Phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo an ninh tòa nhà hiệu quả.
- Lễ tân nhấc điện thoại ngay lập tức khi có khách hàng gọi tới.
- Ghi chú lời nhắn của khách hàng và chuyển máy cho bộ phận liên quan.

Quản lý vận hành kỹ thuật của tòa nhà:

- Khảo sát cụ thể các hạng mục của tòa nhà.
- Đánh giá và lên kế hoạch vệ sinh từng hạng mục riêng biệt.
- Thực hiện các công tác triển khai và xây dựng phương án dự phòng.

Quản lý tài chính:

- Kiểm soát tài sản của cá nhân tại tòa nhà.
- Xử lý các sự cố, tình trạng khẩn cấp một cách nhanh chóng.

Quản lý khách hàng:

- Lắng nghe khiếu nại của khách hàng và giải quyết vấn đề.
- Thông báo cho quản lý tòa nhà về sự việc khiếu nại và đảm bảo không tái diễn.

Khi triển khai quy trình này, việc quản lý tòa nhà sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Tuy nhiên, trên đây chỉ là một quy trình cơ bản trong công tác quản lý, vận hành tòa nhà. Đừng vội tìm kiếm một mô hình ở chung cư nào đó để áp dụng cho chung cư mình đang quản lý, vì mỗi chung cư sẽ có cách thức vận hành và hoạt động khác nhau. Thay vào đó, hãy cố gắng xây dựng quy trình phù hợp với “ riêng” chung cư mình.

Nội dung chính

4 Lưu ý phải thuộc “ Nằm Lòng” khi xây dựng quy trình quản lý tòa nhà hiệu quả.

Nắm rõ, thực hiện đúng và đủ chức năng quản lý tòa nhà, đồng thời, mỗi phòng ban phải nghiêm túc thực hiện chức năng tương ứng của bộ phận mình.

Chủ đầu tư hoặc đơn vị QLTN cần dựa theo đặc điểm của tòa nhà để xác định mô hình quản lý tương thích với quy mô, đặc điểm của tòa nhà đó.

Mô hình quản lý cần tinh gọn, không cồng kềnh

Kết hợp yếu tố công nghệ để nâng cao chất lượng quản lý vận hành tòa nhà.

Hiện nay, việc ứng dụng phần mềm vào trong công tác quản lý tòa nhà đang được nhiều chủ đầu tư, công ty quản lý tòa nhà tin dùng với nhiều lợi ích rõ rệt.

Với những tiện ích, tính năng thiết thực, từ việc quản lý thông báo, phản hồi ý kiến cư dân, cho đến theo dõi công việc, tính toán công nợ và kết nối cộng đồng cư dân. Ứng dụng Building Care là sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và sự tận tâm của đội ngũ chuyên gia hàng đầu, mang đến một giải pháp quản lý và vận hành tòa nhà toàn diện.

– Tích hợp QUẢN LÝ & VẬN HÀNH trên 2 nền tảng Web và App Admin

– Cư dân KẾT NỐI, TƯƠNG TÁC thông qua App Cư dân

️

S-TECH luôn sẵn sàng DEMO MIỄN PHÍ 60+ tác vụ tính năng trên phần mềm quản lý tòa nhà Building Care để đơn vị quản lý vận hành tòa nhà, ban quản trị có được một quy trình quản lý toàn diện & chuyên sâu, tối ưu chi phí, tiết kiệm và tăng hiệu quả vận hành.