Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp. Để tăng tính chủ động cho các doanh nghiệp này, S-TECH sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?
Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp. Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
1. Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
2. Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
4. Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời.
5. Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị.
Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
| Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: | |
| 1. | Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử. |
| 2. | Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp). |
Lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
- Cần đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Tải ngay:>> Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 70
2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử
Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở cửa, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.
3 bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn:
Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70 và gửi đến cơ quan thuế.
Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 70
|
Bước 2: Cơ quan thuế (CQT) tiếp nhận Mẫu 01/TB-TNĐT Phụ lục IB và tự động đối chiếu thông tin Người đại diện pháp luật trong 01 ngày làm việc từ ngày tiếp nhận đăng ký:
– Thông tin không khớp: CQT gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
– Thông tin khớp đúng: CQT yêu cầu người nộp thuế xác nhận qua Thư điện tử/SĐT của NĐDPL
Bước 3: Người nộp thuế (NNT) xác nhận thông tin ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
– Quá hạn xác nhận/Xác nhận không thành công: CQT gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
– Đúng hạn xác nhận:
- NNT không thuộc trường hợp vi phạm: CQT thông báo chấp nhận Đăng ký sử dụng HĐĐT chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
- NNT thuộc trường hợp vi phạm (Người đại diện theo pháp luật đã từng hoặc đang là người đại điện theo pháp luật của NNT ngừng hoạt động,…; NNT rủi ro về thuế cao: CQT yêu cầu giải trình Mẫu 01/TB-BSTT-NNT tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký sử dụng.
3. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn mới nhất
Theo quy định của pháp luật hiện hành, từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Quy định về thủ tục cần thực hiện trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn đã có sự thay đổi, cụ thể:
- Trước đây: Theo Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế trước khi đưa vào sử dụng;
- Hiện tại: Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về thông báo phát hành hóa đơn đã được bãi bỏ, người nộp thuế (NTT) chỉ cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 với cơ quan thuế.
Tóm lại, hiện tại thì cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, không cần làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn như trước đây.
4. Building Care – Giải pháp tự động xuất hóa đơn điện tử dành riêng cho quản lý tòa nhà
Với sứ mệnh số hóa toàn diện hoạt động quản lý tòa nhà, Building Care tích hợp tính năng xuất hóa đơn điện tử thông minh ngay trong hệ thống phần mềm, giúp ban quản lý tuân thủ đầy đủ Nghị định 70, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
Tự động xuất hóa đơn điện tử cho từng căn hộ
Building Care – Phần mềm quản lý chung cư giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình xuất hóa đơn điện tử cho từng căn hộ, dựa trên dữ liệu thu phí thực tế từ hệ thống. Các khoản thu như phí dịch vụ, điện, nước, gửi xe… được đồng bộ trực tiếp từ module kế toán – công nợ, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối. Hệ thống sẽ tự động lập hóa đơn theo đúng thời hạn quy định, đúng thông tin định danh của từng cư dân mà không cần can thiệp thủ công. Điều này giúp ban quản lý không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ quy định của Nghị định 70 một cách hiệu quả.
Kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Phần mềm được tích hợp sẵn với các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu EFY, VNPT,… giúp đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý. Mỗi hóa đơn đều có mã số của cơ quan thuế, dễ dàng truy xuất, kiểm tra và lưu trữ theo quy định. Việc kết nối trực tiếp này giúp ban quản lý không cần phải thao tác trên nhiều nền tảng khác nhau, giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn.
Tiết kiệm đến 80% thời gian thao tác
Trước đây, việc lập hóa đơn thường yêu cầu kế toán nhập tay từng dòng dữ liệu, kiểm tra chéo giữa bảng tính, phần mềm và sổ sách, tốn kém rất nhiều thời gian và công sức. Với Building Care, toàn bộ thao tác được tối giản chỉ trong vài bước. Tính năng xuất hóa đơn hàng loạt giúp kế toán tòa nhà thực hiện công việc nhanh chóng, giảm thiểu lỗi nhập liệu và nâng cao hiệu suất đáng kể. Thực tế cho thấy, phần mềm giúp tiết kiệm đến 80% thời gian thao tác so với phương pháp truyền thống.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Building Care được thiết kế tối ưu cho Ban quản lý tòa nhà, các bộ phận thực hiện nhiều nghiệp vụ, giao diện trực quan, dễ hiểu, giúp các nhân sự dễ dàng làm quen và sử dụng hàng ngày. Việc đào tạo vận hành cũng trở nên nhẹ nhàng hơn, góp phần đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số trong quản lý tòa nhà.
Cư dân có thể tự tra cứu và tải hóa đơn mọi lúc, mọi nơi
Một điểm cộng lớn của Building Care là trải nghiệm cư dân. Sau khi hóa đơn được phát hành, hệ thống sẽ gửi tự động qua email hoặc thông báo qua App cư dân. Người dân có thể chủ động tra cứu, tải về hoặc in hóa đơn bất kỳ lúc nào mà không cần liên hệ ban quản lý. Điều này không chỉ nâng cao sự minh bạch, chuyên nghiệp mà còn giảm thiểu khối lượng công việc hỗ trợ của bộ phận lễ tân và kế toán.
